Begrijpelijke formulieren

Formulieren en brieven: iedereen heeft ermee te maken, én het is essentieel voor een goed imago

Je herkent het vast: je ontvangt een brief van je bank of van je verzekeringsmaatschappij. Iets met het registreren van je paspoort. Dat moet op een kantoor ergens ver weg (want het kantoor bij je in de buurt is een tijdje terug gesloten). Onduidelijk waarom dat allemaal moet (hebben ze vorig jaar niet ook al een kopie van mijn paspoort gemaakt?). Kortom: dingen die moeten en niet helemaal gelegen komen. Dat noemen wij administratieve communicatie! En dat soort communicatie kan ook op een prettige manier. Heel veel organisaties doen dat ook, en wij van Tappan helpen ze daarbij.

Goede campagnes of goede formulieren en brieven?

Sommige organisaties staan bekend om hun grappige commercials (een leeuw op het dak van de auto van een vrolijk, nietsvermoedend, zingend gezin). Van zo'n organisatie kreeg ik laatst een formulier thuis omdat er iets van mij gestolen was. Op dat formulier moest ik minstens 20 keer een keuze maken tussen een gestolen/beschadigd* (*doorhalen wat niet van toepassing is) item. Toen vond ik die commercial lang zo leuk niet meer! Kunnen ze commercials niet wat minder leuk, en die formulieren wat makkelijker maken? Daar heb ik een stuk meer aan! Mijn stelling: organisaties kunnen beter bekend staan om hun goede formulieren, brieven (kortom: administratieve communicatie) dan om hun grappige commercials.

En wat vertel ik op een feestje?

Een grote landelijke energieleverancier maakt reclame met het feit dat je alles bij hen kan regelen met een telefoontje. Ik weet niet of dat echt zo is (ik ben geen klant van ze, maar ik denk erover na), maar het klinkt in ieder geval veelbelovend. Als ik op feestjes vertel over mijn werk, dan vertel ik vaak over het allereerste formulier dat we bij Tappan voor de Belastingdienst maakten: de Loonbelastingverklaring.

Ik ben ook trots op de enorme hoeveelheid werk die we voor UWV hebben verricht. En op het Huursubsidiebericht dat we voor het ministerie van VROM maakten, echt een goed voorbeeld van prettig formulier: makkelijk én leuk!